Plan de comunicación interna: ¿Cómo elaborarlo?

• Qué es un plan de comunicación interna exitoso
• Cómo construir un buen programa de beneficios laborales
• Cómo definir una estrategia de comunicación interna
• Herramientas y canales de comunicación interna

La comunicación interna es uno de los elementos principales de cualquier organización, ya que nos permite informar sobre los procesos, dar seguridad a nuestros equipos, aclarar objetivos y conocer la realidad de las personas, pero por otro lado, es el reflejo de la visión que tienen sus dueños.

Las personas que trabajan en una empresa siempre se preguntan: ¿En qué creen los dueños? ¿Qué dicen los dueños? ¿Qué hacen? Las personas son el reflejo de lo que creen que son y desde ahí accionan. La comunicación interna se trata de eso, de cómo se sincroniza lo que dicen los dueños de una organización frente a lo que hacen, y a eso le llamamos coherencia empresarial. 

Por su parte, un plan de comunicación interna es una herramienta estratégica que las empresas utilizan para fomentar la conexión y la colaboración entre los empleados, así como para garantizar que la información fluya de manera clara y efectiva a través de todos los niveles de la organización.

Qué es un plan de comunicación interna exitoso

Un plan de comunicación exitoso es un plan bien estructurado que puede mejorar la cultura empresarial, aumentar el compromiso de los empleados y alinear a todo el equipo con la visión y los objetivos de la empresa.

El primer paso en un plan de comunicación interna es identificar los objetivos clave. Estos pueden incluir aumentar la participación de los empleados, facilitar el cambio organizacional o fortalecer la marca interna. 

Una vez definidos los objetivos, el plan debe delinear las audiencias principales, así como los métodos de comunicación apropiados para cada grupo.

Se utilizan diversos canales de comunicación interna, como boletines y correos electrónicos, reuniones, intranets y aplicaciones de mensajería. 

También es importante determinar la forma de la comunicación a través de la frecuencia de la comunicación, el tono y el estilo del mensaje, y la persona responsable de crear y difundir el contenido en un plan efectivo.

La claridad y la transparencia son esenciales para evitar malentendidos y fomentar la confianza. 

Mantener a los empleados informados, comprometidos y bien alineados con los objetivos de la empresa requiere contar con un plan de comunicación interna efectivo. 

Y un plan de comunicaciones internas efectivo incluye métricas para evaluar su éxito, según su impacto a través de encuestas de satisfacción de empleados, niveles de participación en actividades internas, entre otras.

Si se implementa correctamente, un plan de este tipo puede mejorar significativamente la cultura organizacional o aumentar el rendimiento de la empresa.

Importancia de un plan de comunicación interna

La claridad sobre la importancia de un plan de comunicación interna radica en cómo promueve la transmisión de información de manera lúcida y eficiente, creando así un entorno de trabajo unido y productivo.

De esta manera, nos permite coordinar trabajos en las diferentes áreas o equipos de una empresa, aumentando el grado en las responsabilidades y obligaciones de las diferentes partes.

Los trabajadores bien informados tienden a desarrollar un sentido de pertenencia hacia los objetivos de sus empleadores, lo que eleva sus niveles de compromiso y mejora la satisfacción laboral.

Los planes de comunicación interna bien diseñados previenen malentendidos, reducen la incertidumbre y nos ayudan a resolver problemas. Especialmente en momentos de transformación organizacional. 

Además de permitir a la organización compartir sus valores de manera coherente, fortaleciendo la identidad corporativa, una estrategia de comunicación interna efectiva también puede reconocer y celebrar los logros de los empleados, creando así un ambiente de trabajo positivo y motivador.

En este sentido, las organizaciones pueden crear una cultura sólida y mejorar su rendimiento general.
Por último, la comunicación efectiva nos ayuda a tomar decisiones óptimas, generando consensos una vez que tenemos más información al momento de decidir sobre las situaciones que están pasando.

Cómo definir una estrategia de comunicación interna 

En primer lugar, debemos conocer a las personas y los equipos, ver como son las interacciones entre ellos (formal, informal, interacciones solo laborales, laborales y personales, etc). 

Luego debemos utilizar herramientas adecuadas al contexto de la organización (Correo, plataformas, WhatsApp etc). Debemos generar objetivos y metas claras para las personas y comunicarlas periódicamente.

Finalmente es muy importante hablar con los trabajadores. Ya sea por medio formal o informal, es importante conocer su perspectiva, sus vivencias entre otros aspectos.

4 fases para la implementación de un plan de comunicación interna 

En beeHR, comprendemos plenamente que una comunicación interna eficaz es la columna vertebral de cualquier empresa exitosa. 

Es por eso que hemos desarrollado una estrategia detallada y cuidadosamente diseñada para garantizar que la información fluya sin problemas entre la organización y su talento humano, fortaleciendo así el compromiso, la colaboración y la productividad en todos los niveles. 

Aquí te mostramos cómo llevamos a cabo este proceso en 4 pasos:

Herramientas y canales de comunicación interna

Es importante generar medios de comunicación formales, como políticas, procedimientos, correos, etcétera.

Estos nos van a entregar un grado de certeza de cómo actuar y qué es lo que está permitido dentro de la organización. 

Sin embargo, las organizaciones deben conocer cuáles son los medios informales que hay dentro de ella para tenerlos en cuenta ya que son parte de la cultura empresarial.

Canales de comunicación interna más usados:

• Correo electrónico: Un canal importante para comunicaciones directas e informativas.
  
• Intranet: Una plataforma interna a través de la cual los empleados pueden acceder a recursos, noticias y anuncios.
  
• Reuniones físicas y virtuales: Herramientas como Zoom o Microsoft Teams permiten que los equipos se conecten en tiempo real, independientemente de la ubicación.
  
• Boletines electrónicos: Correos periódicos con información relevante para los empleados.
  
• Tablones de Anuncios: Físicos o digitales, donde se publica información importante.
  
• Mensajería Instantánea: Como Slack o Microsoft Teams para comunicación rápida y colaboración en tiempo real.
  
• Eventos Corporativos: Reuniones o actividades organizadas para fomentar la unión y la cultura corporativa.
  
• Vídeos y Podcasts: Contenido audiovisual para compartir mensajes de forma atractiva y personal.
  
• Encuestas y Cuestionarios: Para recopilar feedback y evaluar la satisfacción de los empleados.
  
• Portal de Recursos Humanos: Para gestionar información relacionada con beneficios, políticas y procedimientos internos.

Estos canales permiten a las empresas mantener una comunicación interna efectiva, fomentando la cooperación, la apertura y una cultura organizacional sólida.

Para beeHR, la comunicación interna no es simplemente una tarea que debe cumplirse, sino que debe ser una parte integral de la cultura empresarial y una herramienta fundamental para el éxito y el crecimiento sostenible de cualquier organización.

Te invitamos a conocer más sobre cómo funciona nuestro Plan de comunicación interna aquí.